MODELO DE GESTIÓN DE LA E-COMUNICACIÓN CORPORATIVA
EN UNIVERSIDADES PRIVADAS DE MÉXICO
EN UNIVERSIDADES PRIVADAS DE MÉXICO
Anáhuac-UVM-Itesm-Univer-Cuauhtémoc
Maestría Internacional en Dirección Internacional en Comunicación
Módulo de Tecnologías de la Información
Prof. Dr. Francisco Fernández Beltrán
Por: Edgar Alonso Fuentes
El análisis presentado está basado en los portales o páginas web institucionales de escuelas particulares que ofrecen educación media superior, superior, posgrados y educación continua que por su importancia y número de planteles en el país las hacen atractivas para un aspirante que quiere estudiar una carrera profesional.
De acuerdo a la dinámica de una universidad se tomará como público interno: Estudiantes, docentes, administrativos, académicos y autoridades universitarias. Y como público externo: Aspirantes, padres de familia, egresados, empresas y gobierno.
Análisis 1
UNIVERSIDAD ANAHUAC
http://www.anahuac.mx/
Este portal cumple como una herramienta de gestión de comunicación interna y externa tomando en cuenta a todos los segmentos de los públicos, pues basta entrar a la página principal para observar la segmentación por cada grupo de interés para la universidad.
Por otro lado, la gestión comunicativa en ambas (interna y externa) dependen del mismo órgano, en este caso en concreto por el número de campus que existen en todo el país se concentra en un corporativo ubicado en la ciudad de México por lo que todas las acciones de comunicación e imagen son congruentes con lo que plantean dentro y fuera de cada unidad académica.
En el sentido de la información ad intra, se puede decir que es muy buena la vinculación de sus contenidos de información con la cultura de la universidad, de tal suerte que es un apoyo real no sólo para generar una imagen interna, sino una identidad corporativa.
En el caso de la información ad extra, los mensajes emitidos voluntariamente e involuntariamente por la universidad son congruentes con lo que se ve, percibe y es la personalidad corporativa. En ambos sentidos (información ad intra y ad extra) se proyecta la imagen deseada por la institución lo que le permite posicionarse como una universidad seria y comprometida.
En cuanto al sistema de gestión de contenidos CMS esta centralizado en un solo departamento, es la dirección de comunicación institucional quien con ayuda de las diferentes áreas que publican en el portal, elaboran los esquemas que son publicados en la página web, lo que permite que exista un solo estilo de redacción en la misma. Según comentarios del mismo director de comunicación institucional es demasiado el trabajo al que se le tiene que corregir el estilo, indicando que no existe como tal un manual o políticas que determinen la pauta para poder publicar o modificar información de la web.
Respecto al lenguaje XLM a simple vista se observa una página dinámica y con mucho contenido visual soportado por imágenes en flash, videos, revista electrónica, bolsa de trabajo, calendario universitario, radio vía internet, correo de contáctanos, archivos pdf, etc. Sin embargo a pesar de que dentro del campus universitario se manejan los mismos contenidos, no existe una mecánica que permita a la página principal ser el corazón de todo el sistema de comunicación.
Ahora bien, La provisión de contenidos permite a ciertos segmentos de sus públicos la consulta de calificaciones, correo electrónico institucional y pago en línea, asimismo la información en el portal está segmentada de acuerdo al público objetivo y en espacios estratégicos que permiten al visitador identificar plenamente la información que necesita, además que se despliega la información contenida en cada segmento al pasar el cursor del mouse sobre el botón que se pretende consultar, haciendo más ágil la consulta. También es de destacarse que al igual que el ITESM, esta universidad hace uso de los espacios gratuitos como facebook, blogger y hi5 para mantener a ciertos segmentos de sus públicos informados en un tono menos institucional y a los cuales puedes tener acceso desde la página web institucional.
En cuanto a los criterios de usabilidad y accesibilidad el portal es fácil de utilizar por cualquier tipo de visitante pues no solamente es sencillo ubicar los espacios a consultar, sino que el diseño que se emplea optimiza la ubicación de cada opción y botón. En este mismo sentido si debo señalar que el portal carece de accesibilidad para personas con deficiencias visuales, auditivas, motrices, cognitivas y de lenguaje, pues a pesar de que existen videos con audio que en situaciones podrían apoyar a las personas con discapacidad visual para entender algo, éstos no fueron pensados para ello. El idioma en el que se puede consultar esta página son el español e inglés, sin embargo creo que como una institución internacional deberían contemplar más idiomas.
La actualización en cuanto el contenido que se visualiza en el portal de esta universidad cumple con cambios periódicos de información dependiendo de la importancia de la misma, se observan notas informativas diarias de los diversos campus universitarios, así como actualización de calendarios, fechas de pago, costos de cursos de verano, trámites para intercambios internacionales, entre otros.
Análisis 2
UNIVERSIDAD DEL VALLE DE MÉXICO
http://www.uvmnet.edu/
Portal institucional que define claramente la gestión de la comunicación interna y externa, tomando en cuenta a todos sus públicos. También se observa uniformidad en la comunicación lo que demuestra que la gestión es instrumentada y dependiente de un mismo órgano lo que le permite un control de las acciones a comunicar y de la imagen corporativa.
En este mismo sentido la página web institucional facilita los flujos de información operativa para consulta, recepción y envío de mensajes para su público interno, ofreciéndoles una conexión segura a través de la misma página web institucional o del campus al que pertenecen, sólo es necesario contar con el número de cuenta en el caso del estudiante, o con el número de empleado en el caso de los administrativos, académicos, docentes y autoridades y la contraseña que eligen ellos mismos para su uso, lo que permite en el caso de los académicos, docentes, autoridades y administrativos trabajar desde cualquier lado como si estuviera en su oficina. En el caso de la información ad intra muestra a través de la opción Conoce la UVM reseñas que van desde una bienvenida, historia, semblanza, visión, misión, valores, ideario, principios, escudo, lema, mascota, entre otras. En el caso de la información ad extra se comunica y se transmite una imagen coherente acorde a la filosofía que ostenta, los mensajes que voluntariamente ejecuta y comparte como universidad ayudan y complementan la imagen que se quiere proyectar. Esta actividad es planeada, coordinada y supervisada por la Dirección de Comunicación Institucional que se encuentra en la ciudad de México.
En cuanto al sistema de gestión de contenidos, es descentralizado y son realizados mediante políticas de publicación, lo que permite que las áreas adecúen la información dependiendo y acordé al dinamismo de la propia universidad. En cuanto a las pautas generales de funcionamiento están a cargo del área de soporte técnico y de sistemas de la universidad, se mantiene estrecha relación con las áreas de comunicación y Mercadotecnia. El área de comunicación es quien recibe y valida la información para que sea colocada bajo los criterios del área de sistemas.
El lenguaje XML es utilizado frecuentemente con la colocación de videos institucionales, imágenes en flash, archivos pdf para la publicación impresa, etc. todo ello permitiendo a los campus y diversos públicos hacerse de esta información que se imita en cada unidad académica sin hacer uso de la red administrativa y de docencia.
Respecto a la provisión de contenidos, esta claramente definida la segmentación de los públicos en servicios para estudiantes, acceso a profesores, acceso a administrativos, Aspirantes a preparatoria, aspirantes a licenciatura semestral, licenciatura ejecutiva, posgrados y ex alumnos, permitiendo al usuario ser capaz de discriminar la información que no le sirve. Sin embargo a pesar de que existe la parte de educación continua (diplomados, talleres, seminarios, etc.)esta no se advierte en la página institucional, pero sí de cada campus. Cabe mencionar que al estar elaborando el análisis detecté que existen páginas y redes sociales (facebook, hi5, blogger) no mencionadas en el página web que sirven como medios de información pero que no son supervisadas por alguna área oficial responsable de la universidad.
En cuanto a los criterios de usabilidad considero que no es del todo sencilla la navegación en la página, pues a pesar de ser un portal muy completo, rompe con la línea que normalmente acostumbramos a ver en la mayoría de páginas de carácter educativo, además que invita mucho a la distracción debido a los constantes movimientos de las imágenes en flash, esto se compensa con el buscador que se encuentra en la parte superior derecha y que funciona en la localización de palabras clave. Ahora bien, en relación a la accesibilidad tampoco existen tipologías o procedimientos que ayuden a las personas con deficiencias o discapacidad. Otra desventaja sin duda, el que la página sólo puede ser consultada en español.
En el portal institucional se ofrecen contenidos actualizados sobre nuevas opciones educativas, y videos institucionales, sin embargo no existe información respecto a notas, eventos y sucesos cotidianos que pueden ser bien aprovechados como una forma de venta hacia el usuario que consulta. Sin embargo debo mencionar que las páginas web de cada campus, son manejadas todas bajo el mismo esquema, con la particularidad de que el coordinador de comunicación interna de cada campus es quien envía la información que deberá publicarse-aquí sí- como notas informativas del quehacer diario del campus universitario dando a conocer conferencias, congresos, logros académicos y deportivos, entre otros. Mismos que al verificar cada cuando se actualizaban me encontré con notas con más de dos meses de publicadas, lo que el esfuerzo institucional se ve afectado por la poca o falta de comunicación entre sus responsables.
Análisis 3
INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE MONTERREY
Este sitio en general es bueno porque cumple con informar a sus públicos con datos importantes que van desde la filosofía institucional hasta ofertas de trabajo para aquellos que buscan un empleo dentro del instituto. Observé que aunque existe información suficiente para los estudiantes, aspirantes y padres de familia de estos, hay carencia de información o links para los docentes y administrativos del instituto que permitan acceder a una información más específica para estos públicos. Por ejemplo sé que existe un portal para docentes y administrativos que permite checar tu correo electrónico introduciendo un nombre y una contraseña, pero que desde este sitio que es el principal y el corazón del instituto, no existe nada que te permita llegar a ellos.
Por otro lado, observé que existe información no actualizada en ciertos rubros como cuotas de colegiaturas, carreras profesionales, programas en el extranjero, costos de transportación, etc. contra información recientemente actualizada como el mensaje de rectoría, incubadora de empresas, , etc. Lo que me hace pensar que la actualización de la información no depende de un mismo órgano y mucho menos de una solo persona. A simple vista existe información en demasía, sin embargo creo que esto mismo es lo que pierde y confunde a públicos que checan información específica.
Respecto a los flujos de información operativa encontré un sinnúmero de opciones o actividades que se pueden hacer a través de la web, como es la consulta de calificaciones, pago de parcialidades, servicio de chat informativo, entre otras cosas. Además de constatar que la información ad intra se muestra al público en general dando clic en el vínculo “NOSOTROS” en el cual encontramos principios, visión y misión, modelo educativo, etc. Compartiendo filosofía del instituto, forma de pensar y relacionarse.
Ahora bien, la información ad extra que tiene que ver con los contenidos más puramente de comunicación que transmiten y generan una determinada imagen, se cumplen casi al 100% ya que se proyecta una institución con personalidad, con una imagen coherente en tonos sobrios y uniformes que cumple en impactar de manera positiva en las personas que la visitan.
En este mismo sentido y tomando en cuenta el sistema de gestión de contenidos o CMS, claramente se ve que es controlado por una dirección o departamento de comunicación perteneciente a la misma institución, ya que información es de un mismo estilo y buscando sobre todo se informar de contenidos internos y externos de interés para el instituto.
El lenguaje XML es utilizado principalmente en la página principal del portal a través de opciones como contáctanos, sitios relacionados, portales y noticias medios que en su mayoría son soportados en información impresa que se distribuye a diferentes públicos. En este mismo sentido el sitio web va acompañado por videos e imágenes en flash, lo que lo hace verdaderamente dinámico e interesante.
En cuanto a la provisión de contenidos existe por medio de una clave y contraseña el acceso para estudiantes y personal docente, mismo que permite consultar calificaciones, formas de pago, consulta de correo electrónico institucional, etc. En este mismo sentido se tiene bien definido a un segmento de su público externo (aspirantes) ya que al ingresar a la página además de encontrar imágenes en movimiento resalta la información para este público en especifico; sin embargo otros segmentos de los públicos pueden llegar a perderse o confundirse porque la información de su interés no está claramente definida, lo que no le permite discriminar lo que no le interesa. Cabe mencionar que este instituto hace uso de herramientas gratuitas y de consulta permanente de algunos segmentos de sus públicos, y que a pesar de que estos espacios son reconocidos como medios oficiales (pues aparecen los accesos desde la página web), se dan en un tono más ameno, no tan institucional pero definitivamente informativo y de participación continua de todos sus participantes.
Referente a la usabilidad y accesibilidad creo que no llega a cumplirse cabalmente si tomamos en cuenta las categorías que menciona Jakob Nielsen, pues no todos los públicos pueden navegar fácilmente y no toda la información es concreta , por lo que hace lento la localización de información de interés específica; sin embargo si se puede encontrar la información básica para ese segmento de público (aspirantes) que es su principal fuente de ingreso y por el cual subsisten, además de que puedes regresar al inicio del portal desde cualquier punto en el que te encuentres.
Existen diversos contenidos, sin embargo como lo mencioné al principio, no todos están actualizados (cuotas de colegiaturas, carreras profesionales, programas en el extranjero, costos de transportación, etc.) a pesar de manejar el mismo estilo de escritura y que visiblemente es controlado por un área de la misma institución. Lo que si manejan adecuadamente es la información de sus noticias (ya que tienen un espacio en la página principal), pues están actualizadas casi cada dos días y se va generando un historial que permite la consulta cuando se desee.
Análisis 4
UNIVER http://www.univer.edu.mx/
Página web institucional que funciona como herramienta de gestión de comunicación para cierto segmento de público interno, (estudiantes) y que también cumple en cierto modo para un segmento de público externo (aspirantes, egresados y padres de familia). Carece de información elemental para una buena comunicación incluso para los públicos mencionados (estudiantes, aspirantes, egresados y padres de familia).
En cuanto a la gestión de la comunicación interna y externa dependen del departamento de MKT y son ellos quienes controlan las acciones de comunicación e imagen apoyadas por diseñadores gráficos y comunicólogos.
Respecto al flujo de información operativa se cuenta con el SES WEB que permite solo a los estudiantes consultar calificaciones, actualización de datos y calendario escolar. No se cuenta con espacios similares para el resto de los públicos.
En cuanto a la información operativa ad intra y ad extra se cuenta con información básica que puede ser consultada por cualquier público como lo es la visión, misión y valores, no hay como tal una identidad ni te invita ser parte de ella, la información es clara y sencilla, no viene acompañada de imágenes y los tonos de color son fríos.
El sistema de gestión de contenidos está a cargo del responsable de cada área que se publica, sin embargo es el departamento de MKT con ayuda de los comunicólogos y diseñadores los que corrigen estilo y dan formato a toda la información.
En este mismo sentido el lenguaje XML es usado solo en el portal principal de la universidad con imágenes en flash, lo que le da cierto dinamismo. No se observaron videos, contenidos almacenados en pdf, archivos gráficos, revistas electrónicas, chats, a excepción del correo electrónico al cual solo tienen acceso los estudiantes. En este caso no se cumple con un portal que sea el sistema neurálgico de comunicación.
Hablando de la provisión de contenidos, se cuenta con segmentos de información bien definidos, pero no agrupa a todos los segmentos de los públicos. La navegación es fácil y sencilla y se cumple con la premisa de discriminación de contenidos, esto es que a pesar de que la información es escasa por el tamaño de la universidad, la que existe es muy fácil de identificar y consultar.
Sobre los criterios de usabilidad y accesibilidad puedo decir que por la falta de información no es difícil navegar y encontrar los contenidos, apostando que el usuario puede recordar con facilidad los rubros que puede consultar. Asimismo no existen interfaces perceptibles, operables u comprensibles para personas que tienen alguna discapacidad por lo que la accesibilidad no se tomó en cuenta cuando se diseño el portal.
Con respecto a la actualización de contenidos cumplen con la periodicidad con la que deben cambiarlos, no hay fechas atrasadas, y los nuevos eventos, conferencias, etc. se publican con uno o hasta 6 meses de antelación.
Análisis 5
UNIVERSIDAD CUAUHTEMOC
Página web carente de herramientas para la gestión de la comunicación interna y externa. Se presenta una página simple que contiene información mínima para un aspirante, se leen los campus universitarios en cinco estados, dos notas informativas caducas y la filosofía institucional.
Respecto a la gestión de la comunicación interna y externa mostrada en la página principal se observa poca actualización que refiere puede depender de un mismo órgano, sin embargo al entrar a la página web de cada campus universitario se observan diferentes órganos respecto al control de las acciones de comunicación e imagen de la universidad pues son diferentes en muchos sentidos que pueden ir desde el diseño mismo de la página web, hasta la de opciones que se pueden consultar. Simplemente pareciera que son universidades diferentes.
Respecto a la gestión de la comunicación interna y externa mostrada en la página principal se observa poca actualización que refiere puede depender de un mismo órgano, sin embargo al entrar a la página web de cada campus universitario se observan diferentes órganos respecto al control de las acciones de comunicación e imagen de la universidad pues son diferentes en muchos sentidos que pueden ir desde el diseño mismo de la página web, hasta la de opciones que se pueden consultar. Simplemente pareciera que son universidades diferentes.
La página cuenta con un mínimo de información operativa ad intra y ad extra, ya que sólo se observa una filosofía institucional muy larga y explicativa, así como poco atractiva a la vista. La imagen que se transmite en la página principal es prácticamente nula, además de proyectar y generar contenidos diferentes en cada campus universitario. La imagen que se proyecta y percibe dentro y fuera de la universidad son diferentes, no hay intención, se emplean tipologías diferentes…simplemente no existe personalidad corporativa.
Debido a la falta de información para cualquier público que desee visitar el portal de esta universidad, demuestra que no se generan flujos informativos, no hay un sistema de gestión de contenidos internos ni externos.
El lenguaje XML se ve utilizado en un correo de contacto que al dar clic te lleva a una página no disponible, radio y tv por internet que no funciona en todos los equipos de cómputo por el tipo de archivo que reproduce y un recuadro en donde supuestamente debería correr un video del cual se desconoce su contenido. En este sentido se puede decir que la página web principal de esta universidad está muerta en vida, pues al ingresar a la página web de algún campus universitario de la misma, se muestran dinamismos diferentes entre sí. En este sentido no hay un soporte de comunicación.
Referente a la provisión de contenidos se muestra una segmentación pobre sin definición al público que va dirigida. La poca discriminación de contenidos se observa a la hora de elegir un campus de preferencia, en leer los reglamentos o la opción de admisiones que están segmentadas a su vez por campus.
Los criterios de usabilidad son básicos y fáciles de utilizar por la poca variedad que ofrece este portal universitario, además está complementado con la opción de buscador de palabras o frases clave que regularmente no se utiliza por lo sencillo de su contenido, en cuanto a la accesibilidad simplemente es nula para las personas que padecen alguna discapacidad, los idiomas básicos que maneja para la mejor comprensión de la página es el inglés y el español.
El contenido que se ofrece es pobre, no hay actualizaciones y la información presentada no caduca porque es información basada en semblanzas e historia de la misma universidad.
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